Aber woher weiß ich wer gerade online ist oder gerade einen Kaffe in der Küche holt?

Wir bei Tadano haben uns direkt in der Anfangszeit Gedanken gemacht, wie man das Stresslevel bei Mitarbeitern so gering wie möglich halten kann. Und ein Resultat ist: Sococo.

Über verschiedenste Visualisierungsmöglichkeiten kann man das Office nachbauen – tatsächlich auch noch schöner und ganz nach seinen Wünschen. Einmal eingerichtet, können sich Meetingräume, einzelne Büros oder auch ganz verrückte „Freizeiträume“ individuell benennen lassen. Es entsteht ein fühlbares virtuelles Office. Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten ist es interessant – es können beliebig viele Stockwerke erstellt werden.

In unserem Gebäude ist noch das US Team. Ziemlich easy per Mausklick in Amerika zu stehen 😉

Was kann das Tool darüber hinaus

  • Videokonferenzen für alle die in einem Raum sind
  • Telefonate
  • Chat
  • Teilen von Inhalten
  • Zeit für Blödeleien
  • und all das mit Kollegen oder auch mit Externen Dienstleistern!

Was hat man davon

  • Zeitersparnis aufgrund von unnötigen Anrufen
  • Eine visuelle Plattform um Teams zu koordinieren
  • Immer ein Augenzwinkern parat

Autor: Matthias Schneider
Redaktion: #2be_die markenmacher

Während des Arbeitsalltages können uns vielerlei Gedanken durch den Kopf schwirren und den Fokus verringern. In Timo Kianders Buch „Productivity Hacks“ habe ich den Hack entdeckt, eine Liste über Ideen, Gedanken etc. anzulegen, die mir im Laufe des Tages durch den Kopf gehen und mich von der Arbeit ablenken. Nachdem ich den Gedanke aufgeschrieben habe, lenke ich meinen Fokus erneut auf die Arbeit. Am Ende des Tages arbeite ich die Liste nach folgenden Parametern ab: A) Wird sofort erledigt, wenn die Aufgabe wenig Zeit in Anspruch nimmt. B) Für eine zeitintensive aber wichtige Aufgabe lege ich einen Bearbeitungstermin fest. C) Falls sich eine Idee als wenig spannend herausstellt, wird sie überworfen und kommt gedanklich in den Papierkorb.

 

Autor: „Productivity Hacks“ von Timo Kiander; redaktionell überarbeitet vom #workhacks Team

Die permanente Erreichbarkeit über Chat, Email, Telefon, WhatsApp etc. ist in den letzten Jahren zum guten Ton geworden und gilt auch im Homeoffice. Das hat enorme Vorteile: schnelle und unkomplizierte Kommunikation ist einfacher und Wege sind kürzer geworden. Gleichzeitig wissen wir, dass jede Unterbrechung in einem intensiven Arbeitsvorgang viel Zeit kostet. Manche sprechen von 12 Minuten, die man braucht, um sich wieder einzuarbeiten, manche von 18 Minuten. Wie viele Minuten auch immer wissenschaftlich nachgewiesen wurden – eins steht fest: die dauernden Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten. Deshalb gibt es die Fokuszeit.
Die Fokuszeit ist eine Zeit am Tag, in der ich mich nicht stören lasse: weder durch Telefonate, E-Mails, Chat-Fragen von Kolleg*Innen oder Online-Meetings. Es herrscht einfach Ruhe für konzentriertes Arbeiten. Wir im Team nehmen uns meist 1 Stunde am Tag. Manchmal auch spontan mehr. Wir beachten dabei, dass wir akustische Eingangssignale von E-Mails, Anrufen abschalten. Eingehende Anrufe kommen auf die Mailbox, Chatfenster werden geschlossen.
Tipp: Zur Erinnerung der Mitbewohner oder Familienmitglieder im Homeoffice kann ein Schild gebastelt, ein Gegenstand platziert oder eine Mütze aufgesetzt werden. Zur Sichtbarmachung der Fokuszeit sind viele Mittel recht.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Vor allem für Personen, die nicht die Möglichkeit haben, sich einen separaten Arbeitsplatz in ihrem Haushalt einzurichten und bspw. vom Wohnzimmer aus arbeiten, kann folgender Hack sehr hilfreich sein: Bevor man mit der Arbeit beginnt, richtet man sich seinen Arbeitsplatz ein. Wird z.B. der Esstisch als Arbeitsplatz genutzt, kann dieser mit Stiften und Büromaterial eingerichtet werden. Der Aufbau eines Computer-Bildschirms und das Bereitstellen eines Schreibtischstuhls helfen mir persönlich dabei, eine Büroatmosphäre zu schaffen, so dass eine aktive Abgrenzung zum Wohnzimmer als Entspannungsort stattfindet. Abends baue ich das Büro abschließend zurück und und leite meinen Feierabend entspannt im Wohnzimmer ein.

 

Autor: Stefan Decker, Data Scientist, Zeitgold GmbH, https://www.linkedin.com/in/sba-decker/

Der Idee der Pomodoro-Technik liegt die Annahme zugrunde, dass regelmäßige Pausen geistiger Erschöpfung entgegenwirken und mentale Agilität fördern sollen. Die Technik wurde in den 1980ern von Francesco Cirillo entwickelt und besteht aus folgenden Schritten:
1) Timer auf 25 Minuten einstellen
2) eine Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt
3) kurze Pause einhalten (5 Minuten)
4) nach jeweils vier „Pomodori“ (25 Min. Arbeit + 5 Min. Pause) eine längere Pause einhalten (15–20 Minuten).

Wir bei #workhacks verabreden uns täglich, zu einer gemeinsamen „Fokuszeit“ über Video-Chat, in der wir zwei bis drei Pomodoros gemeinsam bearbeiten. Vor jedem Pomodoro sagen wir kurz, was wir für die kommenden 25 Min. geplant haben. Nach den 25 Min. schalten wir uns erneut zum Video-Chat dazu und berichten uns kurz gegenseitig, was wir geschafft haben und wie wir die kommenden 25. Min nutzen wollen. Das gemeinsame Arbeiten unterstützt uns dabei, motiviert und fokussiert bei der Sache zu bleiben.

Tipp für Home-Office mit Kind/ern: Zur Veranschaulichung, kann man gemeinsam mit seinen Kindern Tomaten aufmalen und ausschneiden (4 Stück). Nach jedem absolvierten „Pomodoro“ wird eine Tomate weggelegt. Zum einen können Kinder, falls sie sich in der Nähe des Arbeitsplatzes aufhalten, so sehen, wann die Eltern eine größere Pause einlegen werden. Zum anderen wird die verbleibende Arbeitszeit visualisiert und dadurch überschaubarer.
Wer nicht basteln möchte, kann ebenso Online-Tools für die Pomodoro-Technik anwenden. Bspw.: „Marinara Pomodoro Assistant“ für Google Chrome oder „Be Focused – Focus Timer“ für Mac (funktioniert ebenfalls als Task Manager).

 

Autoren: Lydia Schültken, Markus Wenz, Julia Michael, #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

https://www.linkedin.com/in/markus-wenz-024a939b/  

Da während des Home-Office die Arbeitswege wegfallen, simuliere ich diese morgens und abends, indem ich 20 Min. Fahrrad fahre. Zum einen werden so der Beginn und das Ende eines Arbeitstages ritualisiert, wodurch ich strukturierter und motivierter arbeite. Zum anderen komme ich durch die Bewegung und die frische Luft morgens besser in Schwung, während ich mich nach meiner „Abendrunde“ auf dem Fahrrad leichter entspannen und meinen Feierabend genießen kann.

 

Autor: Stefan Decker, Data Scientist, Zeitgold GmbH, https://www.linkedin.com/in/sba-decker/

Während manche mit Motivationsschwierigkeiten in den Tag im Home Office starten, gibt es auf der anderen Seite Kolleg*innen, denen es im Home Office extrem schwer fällt, den Laptop zu schließen und in den Feierabend zu gehen. Ebenso wie der Check-In zu Beginn des Tages, kann hierbei ein abendlicher Video-Call Check-Out hilfreich sein, um sowohl Herausforderungen zu besprechen als auch Erfolge des Tages zu würdigen. Besonders Personen, denen der „Absprung“ von der Arbeit schwer fällt, sollten das abendliche Check-Out dazu nutzen, den Arbeitstag zu beenden und den Feierabend als wichtige Erholungsphase einzuleiten. Um eine Struktur zu haben, können folgende Fragen für den Videocall helfen: 1. Was hab ich heute geschafft? 2. Was hab ich morgen vor? Was will ich noch teilen mit Euch?

 

Autor: Markus Wenz – #workhacks Berater, https://www.linkedin.com/in/markus-wenz-024a939b/

 

 

Für Remote-Unerfahrene kann es eine große Herausforderung darstellen, eine produktive Tagesstruktur beizubehalten und die Motivation zu finden, die Arbeit im eigenen Haushalt zu erledigen. Hier empfehlen sich morgentliche Check-Ins per Video-Call. Hierdurch ist zum einen ein fester Arbeitsbeginn gesetzt und zum anderen kann man die geplante Tagesstruktur gemeinsam besprechen. Wir nutzen diesen Hack in unserem Team seit Beginn der Corona-Krise täglich und stellen uns gegenseitig folgende Fragen: a) Welche Arbeitsschritte werde ich heute erledigen? b) Welche Hindernisse könnten mich dabei stören? c) Wie kann ich diese umgehen? Somit werden eventuelle Störfaktoren bereits im Vorfeld identifiziert und es können im Team kreative Lösungen gefunden werden, um diese zu umgehen und den Work-Flow aufrecht zu erhalten.

Falls jemandem kein Accountability-Buddy zur Seite steht, empfehlen wir folgende Website: https://www.focusmate.com. Hier wird über die Videochat Funktion ein „Focusmate“ zugewiesen, dem man zu Beginn der Session seine Arbeitsziele mitteilt. Nach 50 Minuten erfolgt ein Check-Out, in dem man besprechen kann, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Ein einfacher Hack, der mich zufrieden macht ist die Have-done-Liste. Auf dieser Liste halte ich alle Aufgaben fest, die ich über den Tag erledigt bekomme. Das ist ja viel mehr, als auf meiner Todo-Liste steht. Ich habe das lange nicht festgehalten und mich immer gefragt, was ich den ganzen Tag eigentlich mache. Das war ein bisschen frustrierend, weil ich viel arbeite und dann will auch zufrieden mit mir sein.
Für mich ist die Have-Done-Liste super, weil sie mich daran erinnert, dass ich viel produktiver war, als ich im Laufe des Tages angenommen habe. Dadurch kann stolz auf mich sein und entspannter in den Feierabend gehen!

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Da mir das Einhalten eines strukturierten Tageablaufs im Homeoffice am Anfang eher schwer fiel, habe ich damit begonnen, meinen Arbeitstag konsequent mit einer To-do-Liste zu starten. Da steht meist überraschend wenig drauf, da auf die Liste nur das Minimum kommt, das ich schaffen will. Anfangs hab ich alles drauf geschrieben, was ich noch erledigen muss, aber das half überhaupt nichts. Da ich das nie auch nur ansatzweise geschafft habe, war es sehr frustrierend. Jetzt schreibe ich nur noch die 2-3 Themen drauf, die ich wirklich schaffen will. Alles andere ist reserviert für ad-hoc-Aufgaben.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken