Wer kennt das nicht? In Besprechungen ist alles gesagt, nur leider noch nicht von jedem. Wenn wir über Zeitverschwendung im Arbeitsleben sprechen, dann sind Meetings immer vorne dabei. Das ist bei uns auch nicht anders – wir sind richtige Quatschtaschen… Da haben auch tausende von Büchern zum Thema nicht viel verändert. Da muss ein #workhack ran. Wir haben in Design Thinking Projekten erlebt, dass „Timeboxing“ ein wahres Wundermittel mit. Deshalb haben wir es zum #workhack gekürt und arbeiten wirklich in jedem Meeting damit – natürlich auch in Online-Meetings. Es ist echt der Knaller. Wie das geht?
Es wird für jeden Agenda-Punkt festgelegt, wie viel Redezeit pro Person vorgesehen ist. Insbesondere für wiederkehrende Besprechungen ist das hilfreich, weil man lernt, seinen Beitrag vorzubereiten oder zumindest auf den Punkt zu kommen. Zudem führt es zu mehr Gleichberechtigung – jeder erhält die gleiche Redezeit. Timeboxing führt nach und nach zu effizienten und pünktlich endenden Besprechungen mit klaren Ergebnissen.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Die permanente Erreichbarkeit über Chat, Email, Telefon, WhatsApp etc. ist in den letzten Jahren zum guten Ton geworden und gilt auch im Homeoffice. Das hat enorme Vorteile: schnelle und unkomplizierte Kommunikation ist einfacher und Wege sind kürzer geworden. Gleichzeitig wissen wir, dass jede Unterbrechung in einem intensiven Arbeitsvorgang viel Zeit kostet. Manche sprechen von 12 Minuten, die man braucht, um sich wieder einzuarbeiten, manche von 18 Minuten. Wie viele Minuten auch immer wissenschaftlich nachgewiesen wurden – eins steht fest: die dauernden Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten. Deshalb gibt es die Fokuszeit.
Die Fokuszeit ist eine Zeit am Tag, in der ich mich nicht stören lasse: weder durch Telefonate, E-Mails, Chat-Fragen von Kolleg*Innen oder Online-Meetings. Es herrscht einfach Ruhe für konzentriertes Arbeiten. Wir im Team nehmen uns meist 1 Stunde am Tag. Manchmal auch spontan mehr. Wir beachten dabei, dass wir akustische Eingangssignale von E-Mails, Anrufen abschalten. Eingehende Anrufe kommen auf die Mailbox, Chatfenster werden geschlossen.
Tipp: Zur Erinnerung der Mitbewohner oder Familienmitglieder im Homeoffice kann ein Schild gebastelt, ein Gegenstand platziert oder eine Mütze aufgesetzt werden. Zur Sichtbarmachung der Fokuszeit sind viele Mittel recht.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Das Daily ist einer unserer Lieblinge und wir wollen nicht mehr ohne! Dailys haben wir bei der agilen Methode SCRUM gefunden und machen es – wie der Name schon sagt – täglich von 9 bis 9:15 Uhr. Wir machen es immer remote, da wir nicht an einem Ort sitzen – aber das stört uns überhaupt nicht.
Wir haben eine sehr einfache und klare Agenda:
1) Was habe ich seit dem letzten Daily gemacht?
2) Was plane ich, bis zum nächsten Daily zu tun?
3) Welche Hindernisse sehe ich?
Probleme oder Diskussionsbedarf werden konsequent nach dem Daily möglichst bilateral geklärt -wir wollen ja keine Zeit stehlen.

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Retrospektive oder kurz Retro ist ein Meeting aus dem Softwareentwicklungs-Framework „SCRUM“. Man muss SCRUM weder kennen noch anwenden, um die Retrospektive einzuführen. Es ist ein regelmäßig stattfindendes Meeting (geht auch super remote), dessen Ziel die Verbesserung der Zusammenarbeit eines Projektteams oder einer Abteilung ist: „keep, drop, try“ lautet in aller Kürze die Agenda, also: Was läuft gut und wird beibehalten? Was machen wir nicht gut gemeinsam, also womit wollen wir aufhören? Und schließlich: was wollen wir Neues ausprobieren? Die Retrospektive wird in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt – bei SCRUM meist alle 2 Wochen, damit auch Kleinigkeiten, die sich störend auf die Zusammenarbeit auswirken, angesprochen und verändert werden können.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Kurzbeschreibung:
Eigentlich ist Open Space eine Methode, um große Gruppen selbstorganisiert Themen auf Konferenzen erarbeiten zu lassen. Wir haben die Methode ein bisschen “gehackt” und finden sie auch für die remote-Zusammenarbeit ganz wunderbar geeignet.

Ablauf: Das Team kommt bspw. alle zwei Wochen für 60 Minuten mit einem Video-Tool wie z.B. Zoom oder Teams zusammen. Zu Beginn wird gefragt, ob jemand ein Thema mitgebracht hat. Das kann eine Fragestellung sein, zu der jemand Meinungen braucht, ein Projekt, das jemand vorstellen möchte, eine Arbeitsaufgabe, bei der jemand Hilfe braucht oder eine persönliche Fähigkeit, die jemand teilen möchte.

Je nach Gruppengröße finden sich 2-3 Themengeber*innen, schreiben ihr Thema auf einen „Zettel“ (bspw. Post-it Funktion in Miro oder auf ein Slide in Powerpoint) und stellen das Thema im Shared Screen kurz vor. Nun können die anderen Kolleg*innen frei wählen, was sie interessiert. Wenn sich kein Themengeber findet, wird die Veranstaltung sofort beendet. Auch ist niemand gezwungen, sich zwischen den angebotenen Themen zu entscheiden – wenn nichts Interessantes dabei ist, kann jede*r auch wieder an die Arbeit gehen. Die Freiwilligkeit ist ein wichtiger Aspekt von Open Space!

Wenn sich aber Themengeber*innen und Interessent*innen gefunden haben, ziehen sich diese nun für die nächsten 50 Minuten zurück und bearbeiten das Thema. Das geht besonders gut in Zoom, weil es dort sogenannte Break-Out-Rooms gibt. Da können sich Untergruppen treffen und miteinander reden. Nach 50 Minuten finden sich alle wieder ein und jede*r Themengeber*in stellt kurz vor, was in der Zeit besprochen wurde.

Voraussetzung ist eine inhaltliche Offenheit und die Bereitschaft, Wissen zu teilen. Der Grundgedanke hierbei ist, dass die Mitglieder selbst als Protagonisten agieren und für sie wichtige Themen einbringen. Wer freiwillig kommt, hat Motivation und Interesse, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen. Als Daumenregel gilt, dass bei einer Teamgröße von 10 Personen bis zu 3 Themen angeboten werden. Hier findet Ihr auch einen Onepager dazu: https://workhacks.de/die-workhacks

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Hilft bei: Sozialer Isolation bei zunehmender Remotezeit im Homeoffice; Stärkt die Beziehung der Mitarbeiter/innen untereinander; Schafft klaren Fokus für die restliche Zeit im Video-Call und Online-Meeting; Fördert die Offenheit und das Vertrauen in digitalen Meetings

Remote zu arbeiten hat viele Vorteile: Arbeitswege entfallen, weniger Ablenkung durch Kollegen/innen, freie Einteilung der Arbeitszeit. Gleichzeitig fehlt der soziale Kontakt zu anderen Menschen, oder ist stark eingeschränkt. Menschen sind soziale Wesen, die den Austausch mit anderen brauchen und der sie produktiver macht. Deshalb haben wir den #workhack Social Check-In entwickelt.
Social Check-In kreiert Raum für sozialen Austausch und ermöglicht, dass die Beziehungen zwischen Teammitgliedern auch im Homeoffice intakt bleiben und sie sich zugehörig fühlen. Am Anfang eines Team-Calls oder Video-Calls leitet der/die Moderator/in mit einer offenen, wertschätzenden und kontextbezogenen Frage ein. Jede/r Teilnehmer/in bekommt – getimeboxt – Zeit auf diese Frage zu antworten und von sich zu erzählen. Die anderen Teilnehmer/innen können vertiefende Fragen stellen.

Zu beachten
1) Abhängig von Offenheit und Vertrauen im Team, hilft es die Fragen entsprechend anzupassen.
2) Genug Zeit für den Social Check In einplanen, damit sich jede/r Einzelne gesehen und gehört fühlt. Hierzu bedarf es der Empathie des Moderators/der Moderatorin.
3) Es hilft am Anfang mit einfacheren und humorvollen Fragen zu arbeiten, damit sich die Mitarbeiter/innen daran gewöhnen
4) Der Timer sollte für alle sichtbar sein, damit die verfügbare Zeit im Augen behalten werden kann und niemand unterbrochen wird.

Hilfsmittel:
#Alle gängigen Video-Call Tools wie Skype, Google Hangouts, Slack
#Add Ons wie Donut bei Slack
#Fragenset für den / die Moderator:in

 

Autor: Markus Wenz – #workhacks Berater, https://www.linkedin.com/in/markus-wenz-024a939b/ 

Auch im Homeoffice müssen Entscheidungen getroffen werden. Es ist gar nicht so einfach, ein Entscheidungsverfahren zu finden, dass remote funktioniert. Wir haben im Team die 5-Finger-Methode eingeführt und die geht so:
Der Entscheidungsbedarf wird formuliert und so aufgeschrieben, dass ihn alle sehen können. Wir arbeiten meistens mit Microsoft Teams und teilen unseren Bildschirm dafür. Wenn der Vorschlag/die Vorschläge aufgeschrieben wurden, werden alle Anwesenden gefragt, ob sie Verständnisfragen haben. In einer meinungsbildenden Runde werden Reaktionen, Meinungen und Gefühle zu den Vorschlägen geäußert.

Im Anschluss signalisiert jedes Teammitglied durch Handzeichen den Grad seiner Zustimmung zur Lösung.
5 Finger – Zustimmung: Ich stimme voll und ganz zu.
4 Finger – Weitestgehend geklärt: Ich habe genügend gehört – ist ok.
3 Finger – Enthaltung: Ich schließe mich der Mehrheit an.
2 Finger – offene Fragen: Ich kann noch nicht entscheiden – ich benötige noch Informationen zu …
1 Finger – Veto: Ich habe einen schwerwiegenden Einwand. Wir können die Entscheidung erst treffen wenn…. Ein Veto soll einen schwerwiegenden und möglicherweise existenziellen Schaden für die Organisation oder das Team verhindern. Das blockierende Mitglied ist verpflichtet, seinen Einwand zu erklären und zu begründen. Es ist verpflichtet, bei der Beseitigung seines Einwandes mitzuwirken, also Vorschläge und Ideen mit zu entwickeln, wie sein Einwand minimiert oder aufgehoben werden kann.

Am Anfang könnte es sich so anfühlen, dass die Durchführung des #Hacks Zeit kostet. Tatsächlich wird der anfängliche Aufwand im Endeffekt viel Effektivität bringen und zu guten gemeinsam getragenen Entscheidung kommen. Durch‘s Üben wird man mit der Zeit schneller.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Auch im Homeoffice ist Wertschätzung gefragt. Wir bei #workhacks sind richtige Feedback-Junkies und holen uns permanent Feedback von Kolleg*innen.Viele Menschen ärgern sich darüber, dass sie zu wenig Wertschätzung von ihrem Chef erfahren. Aber halt, warum eigentlich immer der Chef? Die Kolleg*innen wissen doch auch ganz gut, welche guten Seiten ich habe und was man verbessern könnte. Von Kolleg*innen gegebenes Feedback ist zudem weniger strategisch, wirkt also authentischer und kommt in keine Personalakte. Wir vergeben im Team zu Beginn jedes Quartals zwei Feedback-Karten an Kolleg*innen unserer Wahl. Die Feedback-Karte ist ein digitales Dokument, in dem wir Feedback-Regeln gesammelt haben. Zudem kann man in das Dokument schreiben, zu was man genau Feedback haben möchte. Der Feedback-Geber, erhält also eine Email mit dem Dokument und schreibt in den nächsten Tagen einige Stichpunkte auf. Danach wird ein gemeinsamer (kurzer und informeller) Termin organisiert und das Feedback besprochen.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Wir kennen das: manche Dinge bleiben einfach immer liegen und machen einem ein schlechtes Gewissen. Manchmal über Wochen und Monate… Es ist ganz menschlich, dass man sich meist für die schnelleren und dringenden Aufgaben entscheidet und den anderen aus dem Weg geht. Dagegen gibt es unseren beliebten Krötentag: hier werden regelmäßig die Kröten bearbeitet und das geht so: alle 2 Wochen habe ich ein festes Zeitfenster für meine Kröten. Bei mir ist es jeden zweiten Donnerstag von 16 bis 18 Uhr. Ich habe dazu eine Dauereinladung an mein Team rumgeschickt und wer will, nimmt daran teil. Meist kommt jemand hinzu – wir treffen uns über Teams in einem Video-Call. Wir sagen uns zum Start, welche Kröten wir so haben und arbeiten dann vor uns hin. Das Video bleibt dabei an und hilft uns, bei der Stange zu bleiben (soziale Kontrolle :-)) Am Ende der zwei Stunden erzählen wir uns dann, was wir alles geschafft haben. Es ist unheimlich befriedigend.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken