Während des Arbeitsalltages können uns vielerlei Gedanken durch den Kopf schwirren und den Fokus verringern. In Timo Kianders Buch „Productivity Hacks“ habe ich den Hack entdeckt, eine Liste über Ideen, Gedanken etc. anzulegen, die mir im Laufe des Tages durch den Kopf gehen und mich von der Arbeit ablenken. Nachdem ich den Gedanke aufgeschrieben habe, lenke ich meinen Fokus erneut auf die Arbeit. Am Ende des Tages arbeite ich die Liste nach folgenden Parametern ab: A) Wird sofort erledigt, wenn die Aufgabe wenig Zeit in Anspruch nimmt. B) Für eine zeitintensive aber wichtige Aufgabe lege ich einen Bearbeitungstermin fest. C) Falls sich eine Idee als wenig spannend herausstellt, wird sie überworfen und kommt gedanklich in den Papierkorb.

 

Autor: „Productivity Hacks“ von Timo Kiander; redaktionell überarbeitet vom #workhacks Team

Die permanente Erreichbarkeit über Chat, Email, Telefon, WhatsApp etc. ist in den letzten Jahren zum guten Ton geworden und gilt auch im Homeoffice. Das hat enorme Vorteile: schnelle und unkomplizierte Kommunikation ist einfacher und Wege sind kürzer geworden. Gleichzeitig wissen wir, dass jede Unterbrechung in einem intensiven Arbeitsvorgang viel Zeit kostet. Manche sprechen von 12 Minuten, die man braucht, um sich wieder einzuarbeiten, manche von 18 Minuten. Wie viele Minuten auch immer wissenschaftlich nachgewiesen wurden – eins steht fest: die dauernden Unterbrechungen verhindern konzentriertes Arbeiten. Deshalb gibt es die Fokuszeit.
Die Fokuszeit ist eine Zeit am Tag, in der ich mich nicht stören lasse: weder durch Telefonate, E-Mails, Chat-Fragen von Kolleg*Innen oder Online-Meetings. Es herrscht einfach Ruhe für konzentriertes Arbeiten. Wir im Team nehmen uns meist 1 Stunde am Tag. Manchmal auch spontan mehr. Wir beachten dabei, dass wir akustische Eingangssignale von E-Mails, Anrufen abschalten. Eingehende Anrufe kommen auf die Mailbox, Chatfenster werden geschlossen.
Tipp: Zur Erinnerung der Mitbewohner oder Familienmitglieder im Homeoffice kann ein Schild gebastelt, ein Gegenstand platziert oder eine Mütze aufgesetzt werden. Zur Sichtbarmachung der Fokuszeit sind viele Mittel recht.

 

Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

Der Idee der Pomodoro-Technik liegt die Annahme zugrunde, dass regelmäßige Pausen geistiger Erschöpfung entgegenwirken und mentale Agilität fördern sollen. Die Technik wurde in den 1980ern von Francesco Cirillo entwickelt und besteht aus folgenden Schritten:
1) Timer auf 25 Minuten einstellen
2) eine Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt
3) kurze Pause einhalten (5 Minuten)
4) nach jeweils vier „Pomodori“ (25 Min. Arbeit + 5 Min. Pause) eine längere Pause einhalten (15–20 Minuten).

Wir bei #workhacks verabreden uns täglich, zu einer gemeinsamen „Fokuszeit“ über Video-Chat, in der wir zwei bis drei Pomodoros gemeinsam bearbeiten. Vor jedem Pomodoro sagen wir kurz, was wir für die kommenden 25 Min. geplant haben. Nach den 25 Min. schalten wir uns erneut zum Video-Chat dazu und berichten uns kurz gegenseitig, was wir geschafft haben und wie wir die kommenden 25. Min nutzen wollen. Das gemeinsame Arbeiten unterstützt uns dabei, motiviert und fokussiert bei der Sache zu bleiben.

Tipp für Home-Office mit Kind/ern: Zur Veranschaulichung, kann man gemeinsam mit seinen Kindern Tomaten aufmalen und ausschneiden (4 Stück). Nach jedem absolvierten „Pomodoro“ wird eine Tomate weggelegt. Zum einen können Kinder, falls sie sich in der Nähe des Arbeitsplatzes aufhalten, so sehen, wann die Eltern eine größere Pause einlegen werden. Zum anderen wird die verbleibende Arbeitszeit visualisiert und dadurch überschaubarer.
Wer nicht basteln möchte, kann ebenso Online-Tools für die Pomodoro-Technik anwenden. Bspw.: „Marinara Pomodoro Assistant“ für Google Chrome oder „Be Focused – Focus Timer“ für Mac (funktioniert ebenfalls als Task Manager).

 

Autoren: Lydia Schültken, Markus Wenz, Julia Michael, #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken

https://www.linkedin.com/in/markus-wenz-024a939b/