Eine Schwierigkeit bei der remote Arbeit kann sein, dass die Erwartung besteht, stets erreichbar zu sein. Hier empfiehlt es sich einen Timetable zu erstellen, in dem Pausenzeiten sowie bevorzugte Kommunikationszeiten dargestellt sind und diesen mit dem Team zu teilen. Dies dient gleichzeitig dafür, eine sinnvolle Tagesstruktur beizubehalten, in dem z.B. Pausen geplant und eingehalten werden.
Autoren: #workhacks Team
Gerade für Menschen, die wenig Know-how im technischen Bereich besitzen, kann die Umstellung auf nötige Tools und Technik im Home-Office überfordernd und frustrierend sein. Hier empfiehlt es sich, einen oder mehrere Technik-Coaches im Team zu ernennen, die einzelne Mitarbeiter*innen dabei unterstützen, Software zu installieren, neue Tools zu bedienen, Zugangswege zum Online-Datenabruf aufzuzeigen etc. Anhand der „shared-screen“ Funktion, die bei den gängigen Video-Chat Anbietern vorhanden ist, können technische Fragen gut beantwortet und Bedienung Wege erklärt werden.
Autoren: #workhacks Team
Da viele Mitarbeiter*innen nun „gezwungenermaßen“ im Home-Office arbeiten, was für manche eine extreme Veränderung des gewohnten Lebensrhythmus bedeutet, sollte die Bürokultur so gut es geht aufrecht erhalten werden. Das bedeutet, dass bspw. ein wöchentliches Team-Lunch virtuell beibehalten werden kann, wobei sich die Mitarbeiter*innen über Erfolge oder Herausforderungen austauschen können. Auch Geburtstage können remote gefeiert werden, indem bspw. Blumen oder Geburtstagskarten nach Hause gesendet werden. Das Ausdrücken von Wertschätzung für die Arbeit des Teams ist in Krisenzeiten besonders wertvoll.
Autoren: #workhacks Team
Retrospektive oder kurz Retro ist ein Meeting aus dem Softwareentwicklungs-Framework „SCRUM“. Man muss SCRUM weder kennen noch anwenden, um die Retrospektive einzuführen. Es ist ein regelmäßig stattfindendes Meeting (geht auch super remote), dessen Ziel die Verbesserung der Zusammenarbeit eines Projektteams oder einer Abteilung ist: „keep, drop, try“ lautet in aller Kürze die Agenda, also: Was läuft gut und wird beibehalten? Was machen wir nicht gut gemeinsam, also womit wollen wir aufhören? Und schließlich: was wollen wir Neues ausprobieren? Die Retrospektive wird in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt – bei SCRUM meist alle 2 Wochen, damit auch Kleinigkeiten, die sich störend auf die Zusammenarbeit auswirken, angesprochen und verändert werden können.
Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken
Hilft bei: Sozialer Isolation bei zunehmender Remotezeit im Homeoffice; Stärkt die Beziehung der Mitarbeiter/innen untereinander; Schafft klaren Fokus für die restliche Zeit im Video-Call und Online-Meeting; Fördert die Offenheit und das Vertrauen in digitalen Meetings
Remote zu arbeiten hat viele Vorteile: Arbeitswege entfallen, weniger Ablenkung durch Kollegen/innen, freie Einteilung der Arbeitszeit. Gleichzeitig fehlt der soziale Kontakt zu anderen Menschen, oder ist stark eingeschränkt. Menschen sind soziale Wesen, die den Austausch mit anderen brauchen und der sie produktiver macht. Deshalb haben wir den #workhack Social Check-In entwickelt.
Social Check-In kreiert Raum für sozialen Austausch und ermöglicht, dass die Beziehungen zwischen Teammitgliedern auch im Homeoffice intakt bleiben und sie sich zugehörig fühlen. Am Anfang eines Team-Calls oder Video-Calls leitet der/die Moderator/in mit einer offenen, wertschätzenden und kontextbezogenen Frage ein. Jede/r Teilnehmer/in bekommt – getimeboxt – Zeit auf diese Frage zu antworten und von sich zu erzählen. Die anderen Teilnehmer/innen können vertiefende Fragen stellen.
Zu beachten
1) Abhängig von Offenheit und Vertrauen im Team, hilft es die Fragen entsprechend anzupassen.
2) Genug Zeit für den Social Check In einplanen, damit sich jede/r Einzelne gesehen und gehört fühlt. Hierzu bedarf es der Empathie des Moderators/der Moderatorin.
3) Es hilft am Anfang mit einfacheren und humorvollen Fragen zu arbeiten, damit sich die Mitarbeiter/innen daran gewöhnen
4) Der Timer sollte für alle sichtbar sein, damit die verfügbare Zeit im Augen behalten werden kann und niemand unterbrochen wird.
Hilfsmittel:
#Alle gängigen Video-Call Tools wie Skype, Google Hangouts, Slack
#Add Ons wie Donut bei Slack
#Fragenset für den / die Moderator:in
Autor: Markus Wenz – #workhacks Berater, https://www.linkedin.com/in/markus-wenz-024a939b/
Auch im Homeoffice müssen Entscheidungen getroffen werden. Es ist gar nicht so einfach, ein Entscheidungsverfahren zu finden, dass remote funktioniert. Wir haben im Team die 5-Finger-Methode eingeführt und die geht so:
Der Entscheidungsbedarf wird formuliert und so aufgeschrieben, dass ihn alle sehen können. Wir arbeiten meistens mit Microsoft Teams und teilen unseren Bildschirm dafür. Wenn der Vorschlag/die Vorschläge aufgeschrieben wurden, werden alle Anwesenden gefragt, ob sie Verständnisfragen haben. In einer meinungsbildenden Runde werden Reaktionen, Meinungen und Gefühle zu den Vorschlägen geäußert.
Im Anschluss signalisiert jedes Teammitglied durch Handzeichen den Grad seiner Zustimmung zur Lösung.
5 Finger – Zustimmung: Ich stimme voll und ganz zu.
4 Finger – Weitestgehend geklärt: Ich habe genügend gehört – ist ok.
3 Finger – Enthaltung: Ich schließe mich der Mehrheit an.
2 Finger – offene Fragen: Ich kann noch nicht entscheiden – ich benötige noch Informationen zu …
1 Finger – Veto: Ich habe einen schwerwiegenden Einwand. Wir können die Entscheidung erst treffen wenn…. Ein Veto soll einen schwerwiegenden und möglicherweise existenziellen Schaden für die Organisation oder das Team verhindern. Das blockierende Mitglied ist verpflichtet, seinen Einwand zu erklären und zu begründen. Es ist verpflichtet, bei der Beseitigung seines Einwandes mitzuwirken, also Vorschläge und Ideen mit zu entwickeln, wie sein Einwand minimiert oder aufgehoben werden kann.
Am Anfang könnte es sich so anfühlen, dass die Durchführung des #Hacks Zeit kostet. Tatsächlich wird der anfängliche Aufwand im Endeffekt viel Effektivität bringen und zu guten gemeinsam getragenen Entscheidung kommen. Durch‘s Üben wird man mit der Zeit schneller.
Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken
Auch im Homeoffice ist Wertschätzung gefragt. Wir bei #workhacks sind richtige Feedback-Junkies und holen uns permanent Feedback von Kolleg*innen.Viele Menschen ärgern sich darüber, dass sie zu wenig Wertschätzung von ihrem Chef erfahren. Aber halt, warum eigentlich immer der Chef? Die Kolleg*innen wissen doch auch ganz gut, welche guten Seiten ich habe und was man verbessern könnte. Von Kolleg*innen gegebenes Feedback ist zudem weniger strategisch, wirkt also authentischer und kommt in keine Personalakte. Wir vergeben im Team zu Beginn jedes Quartals zwei Feedback-Karten an Kolleg*innen unserer Wahl. Die Feedback-Karte ist ein digitales Dokument, in dem wir Feedback-Regeln gesammelt haben. Zudem kann man in das Dokument schreiben, zu was man genau Feedback haben möchte. Der Feedback-Geber, erhält also eine Email mit dem Dokument und schreibt in den nächsten Tagen einige Stichpunkte auf. Danach wird ein gemeinsamer (kurzer und informeller) Termin organisiert und das Feedback besprochen.
Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken
Wir kennen das: manche Dinge bleiben einfach immer liegen und machen einem ein schlechtes Gewissen. Manchmal über Wochen und Monate… Es ist ganz menschlich, dass man sich meist für die schnelleren und dringenden Aufgaben entscheidet und den anderen aus dem Weg geht. Dagegen gibt es unseren beliebten Krötentag: hier werden regelmäßig die Kröten bearbeitet und das geht so: alle 2 Wochen habe ich ein festes Zeitfenster für meine Kröten. Bei mir ist es jeden zweiten Donnerstag von 16 bis 18 Uhr. Ich habe dazu eine Dauereinladung an mein Team rumgeschickt und wer will, nimmt daran teil. Meist kommt jemand hinzu – wir treffen uns über Teams in einem Video-Call. Wir sagen uns zum Start, welche Kröten wir so haben und arbeiten dann vor uns hin. Das Video bleibt dabei an und hilft uns, bei der Stange zu bleiben (soziale Kontrolle :-)) Am Ende der zwei Stunden erzählen wir uns dann, was wir alles geschafft haben. Es ist unheimlich befriedigend.
Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken
Während manche mit Motivationsschwierigkeiten in den Tag im Home Office starten, gibt es auf der anderen Seite Kolleg*innen, denen es im Home Office extrem schwer fällt, den Laptop zu schließen und in den Feierabend zu gehen. Ebenso wie der Check-In zu Beginn des Tages, kann hierbei ein abendlicher Video-Call Check-Out hilfreich sein, um sowohl Herausforderungen zu besprechen als auch Erfolge des Tages zu würdigen. Besonders Personen, denen der „Absprung“ von der Arbeit schwer fällt, sollten das abendliche Check-Out dazu nutzen, den Arbeitstag zu beenden und den Feierabend als wichtige Erholungsphase einzuleiten. Um eine Struktur zu haben, können folgende Fragen für den Videocall helfen: 1. Was hab ich heute geschafft? 2. Was hab ich morgen vor? Was will ich noch teilen mit Euch?
Autor: Markus Wenz – #workhacks Berater, https://www.linkedin.com/in/markus-wenz-024a939b/
Für Remote-Unerfahrene kann es eine große Herausforderung darstellen, eine produktive Tagesstruktur beizubehalten und die Motivation zu finden, die Arbeit im eigenen Haushalt zu erledigen. Hier empfehlen sich morgentliche Check-Ins per Video-Call. Hierdurch ist zum einen ein fester Arbeitsbeginn gesetzt und zum anderen kann man die geplante Tagesstruktur gemeinsam besprechen. Wir nutzen diesen Hack in unserem Team seit Beginn der Corona-Krise täglich und stellen uns gegenseitig folgende Fragen: a) Welche Arbeitsschritte werde ich heute erledigen? b) Welche Hindernisse könnten mich dabei stören? c) Wie kann ich diese umgehen? Somit werden eventuelle Störfaktoren bereits im Vorfeld identifiziert und es können im Team kreative Lösungen gefunden werden, um diese zu umgehen und den Work-Flow aufrecht zu erhalten.
Falls jemandem kein Accountability-Buddy zur Seite steht, empfehlen wir folgende Website: https://www.focusmate.com. Hier wird über die Videochat Funktion ein „Focusmate“ zugewiesen, dem man zu Beginn der Session seine Arbeitsziele mitteilt. Nach 50 Minuten erfolgt ein Check-Out, in dem man besprechen kann, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden.
Autorin: Lydia Schültken, Gründerin von #workhacks, https://www.linkedin.com/in/lydiaschueltken
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